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Situación
Cabrillo College, una comunidad estudiantil en Aptos, California, fue fundada en 1959. El colegio cuenta con aproximadamente 14,500 estudiantes que están empezando sus estudios o bien se encuentran de transferencia o para obtener capacitación en cuanto a su trabajo. Cabrillo College ha formado una reputación a nivel local y nacional y está posicionada en el lugar número 3 a nivel estatal por el número de estudiantes que transfiere a la Universidad de California.
El Consejo para la Ayuda de la Educación, una subsidiaria de Corporación Rand, posiciona a Cabrillo College como número uno en la nación por el número de donadores que contribuyen a su Fundación.
Problema
La misión de Cabrillo College es ayudar a los estudiantes a transferirse a las universidades más importantes, a prepararlos para sus estudios profesionales y capacitarlos para encontrar un mejor empleo. Para lograr esto el colegio requería determinar cuáles eran los estudiantes que abandonarían sus estudios para así mejorar su tasa de retención ofreciendo mejores programas educativos.
Solución
Con Clementine, la solución para Minería de Datos de SPSS, Cabrillo College ha podido descubrir los patrones y tendencias de matriculación, y predecir cuáles son los estudiantes que tienen menos probabilidades de regresar a la escuela para así tomar acciones preventivas como por ejemplo ayuda académica y/o financiera.
Resultados
Como muchas comunidades educativas Cabrillo sirve como medio transición entre la preparatoria y la universidad. También ofrece capacitación para obtener un mejor trabajo en más de 30 campos para aquellos estudiantes que después de la preparatoria desean ingresar de inmediato a la fuerza laboral.
El desempeño académico y la administración de nueva matriculación son medidos por la persistencia de los alumnos. Los colegios mantienen un buen nivel de matriculación debido a los programas académicos y a los ingresos que obtienen; es por eso que Cabrillo decidió que era necesario identificar a los estudiantes que tienen menos probabilidades de regresar en el siguiente ciclo escolar para poder intervenir con estrategias de mercadotecnia adecuadas. Para poder identificar cuáles eran las tendencias en los alumnos Cabrillo utilizó Clementine, la herramienta líder en el mercado de minería de datos.
Afirma el Dr. Jing Luan, Jefe de Planeación e Investigación de Cabrillo College, �Nos gusta Clementine porque es fácil de usar y tienen los mejores modelos de minería de datos�.
Reducción de los costos de mercadotecnia y mejor oferta de cátedra
Los dos grandes factores que hacen que los estudiantes abandonen sus estudios son sus aspiraciones estudiantiles y cuestiones económicas. Clementine le permitió a Cabrillo explorar y evaluar el rango de variables y predecir la probabilidad que tiene cada estudiante de terminar sus estudios, de transferirse o de hacer ambas cosas. �Predecir cuáles serán los estudiantes que requerirán de mayor atención o de reforzar sus estudios, nos permitió ayudarles para que terminen sus estudios�, asevera el Dr. Luan.
Cabrillo utiliza una combinación de segmentación y técnicas cluster para determinar tipologías y comprender la dinámica de ciertos grupos, así como también para desarrollar modelos. ¿Quiénes son los alumnos con altas probabilidades de regresar para adquirir más educación? ¿Cuáles son los cursos que atraerán más estudiantes? Estas son la clase de preguntas que Cabrillo puede contestar. �Hemos ajustado nuestra currícula para ofrecer programas que sean atractivos para los alumnos, o bien para eliminar aquellas clases que no generan interés�, afirma Luan. �Ahora podemos determinar cuáles son las clases que debemos ofrecer y cuándo. Por ejemplo, hemos encontrado que alumnos con un cierto perfil gustan de tomar clases por la noche�.
�En vez de imprimir y distribuir cientos de catálogos de clases, con la información que obtenemos de Clementine tenemos la capacidad de ajustar los horarios de las clases y cruzarlos con las preferencias de los alumnos. Esto nos ha permitido reducir los costos en mercadotecnia e incrementar nuestra efectividad�.
Incremento de ingresos a través de la retención de estudiantes
Cabrillo está haciendo un esfuerzo enfocado a incrementar el éxito de los alumnos y mejorar el aprendizaje a través de encuestas antes de que los estudiantes abandonen la escuela.
�Nuestra comunidad tiene una matriculación de 15,000 estudiantes de tiempo completo (FTES por sus siglas en inglés) que equivale a $5,000 USD de fondos del estado para la institución, el ingreso total del colegio puede ser de $75 millones USD�, explica el Dr. Luan �Si la minería de datos es capaz de incrementar la matriculación de FTES en 1%, el ingreso por colegiaturas aumentará en $750,000 USD. El mismo concepto puede ser aplicado a funciones de instituciones de educación superior como por ejemplo la tasa de graduados�.
El Dr. Luan siente que el colegio solamente ha escarbado superficialmente el potencial de la minería de datos: �Además de la administración de matriculación, la minería de datos tiene varias aplicaciones en la investigación académica, incluyendo áreas de mercadotecnia, persistencia e incremento de donaciones, análisis de supervivencia y análisis de navegación Web. Cabrillo ve a SPSS como un socio estratégico para realizar un análisis profundo de los patrones de conducta de sus alumnos y de la matriculación�.
