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Situación
CLIC Sargent es la fundación líder en el Reino Unido para recaudar fondos para niños con cáncer, y es el único organismo que ofrece ayuda completa para el cuidado y soporte de niños y jóvenes con esta enfermedad; así como también para sus familias. Los fondos adquiridos a través de donaciones ayudan a aproximadamente 2,500 familias con diferentes niveles de necesidades.
A CLIC Sargent le apasiona el servicio enfocado a “cubrir las necesidades reales” de los niños y jóvenes con cáncer, y de aquellos a cuyas familias les interesa la salud de sus familiares. Los servicios que ofrece son personalizados para cubrir las necesidades de las familias tomando como referencia la retroalimentación de las mismas.
La organización fue fundada en el 2005 después de una fusión exitosa entre CLIC (Cancer and Lukemia in Childhood) y Sargent Cancer Care for Children. Con una mezcla de recursos de grandes donadores, se presentó la oportunidad de crear un departamento de Investigación y Desarrollo. En cuanto el departamento comenzó a tomar forma, se volvió claro que era necesario contar con las herramientas indicadas para hacer crecer el departamento y sus capacidades.
Reto
CLIC Sargent empezó a buscar el software que le permitiera mejorar la captura de datos y el análisis de sus servicios. La institución deseaba estar en una mejor posición para ponderar el impacto de sus servicios y tomar decisiones basadas en datos para desarrollar nuevos servicios en el futuro.
La Dra. Gonzalez-Doupe, Jefe de Investigación y Desarrollo de CLIC Sargent, comenta “Confiamos en las donaciones voluntarias, y deseamos estar seguros de que estamos utilizando nuestros recursos de la manera correcta sin olvidar cubrir las necesidades de las familias en el momento indicado.”
CLIC Sargent ha estado utilizando un procesador de textos y una hoja de cálculo; pero transformar los datos crudos de la retroalimentación en reportes era una tarea que les tomaba mucho tiempo. Además, también deseaban poder analizar patrones en sus datos para reporte ad-hoc, pero con las herramientas con las cuales contaban era imposible. Fue difícil hacer más que solamente producir reportes mensuales muy simples. También era importante que el nuevo software fuera compatible con la base de datos de CLIC, la cual se seguiría utilizando para diferentes tareas.
Solución
CLIC Sargent decidió evaluar el software de SPSS Inc. Gonzalez-Doupe y el Investigador Senior de la institución conocían las soluciones de SPSS; ya que habían utilizado previamente las soluciones estadísticas en investigaciones académicas.
Gracias a la recomendación boca en boca de otras instituciones como CLIC Sargent que comentaban que SPSS les había ayudado a administrar información importante, SPSS pudo sobresalir.
El equipo de Investigación y Desarrollo trabajó en conjunto con el Departamento de IT para asegurar la inversión en el software desde todos los ángulos posibles.
Al final del proceso de evaluación, CLIC Sargent adquirió SPSS. Las soluciones de SPSS incluían la asistencia al departamento de Investigación y Desarrollo con ciertos factores clave:
A dos meses de haber adquirido SPSS, varios empleados de CLIC Sargent han tomado cursos de capacitación para los diferentes paquetes de SPSS, incluyendo capacitación vía Web.
Las soluciones de SPSS le han permitido a CLIC Sargent realizar encuestas en línea, lo que le ha ahorrado al Departamento de Investigación y Desarrollo una gran cantidad de tiempo al ingresar datos. Las encuestas en línea también son más convenientes para el staff y las familias ya que pueden completar las encuestas de manera segura con la opción de detener la encuesta y empezarla en donde se quedaron en cualquier momento. CLIC Sargent ha encontrado que la flexibilidad de las soluciones de SPSS incentiva la participación en los estudios sin perder la información que previamente ya ha sido ingresada.
Además, ahora es posible analizar y crear reportes de los resultados de manera más rápida. CLIC Sargent puede publicar sus resultados en su sitio Web, o distribuirlos entre su staff en cuestión de segundos. Esto también ayudó a brindarle un soporte a las encuestas ya que los participantes podían ver su información.
Sobre la decisión de adquirir SPSS, Gonzalez-Doupe afirma “Es una inversión a largo plazo, pero la institución desea desarrollar su equipo y esto significa que es importante evidenciar nuestro trabajo para asegurarnos de que estamos proporcionando el soporte necesario en el momento indicado. SPSS ha sido la herramienta correcta que nos ha ayudado a lograr esto.”
Resultados
Como resultado de la implantación de SPSS en CLIC Sargent, el equipo de investigación y desarrollo ha sido capaz de realizar entre 4 ó 5 reportes por año, en comparación a años anteriores en los que solamente podía realizar 1.
Esta rápida transición de encuestas a reportes ha mejorado nuestra consciencia y capacidad de investigación y el desarrollo en la institución ha incrementado la colaboración entre departamentos. El equipo de Investigación y Desarrollo ahora recibe solicitudes de cuestionarios de manera regular y está involucrado en el diseño y formateo de los mismos, en lugar de simplemente recibir datos para su análisis. Esto tiene un efecto de bienvenida al mejoramiento de la calidad a las investigaciones cuantitativas y cualitativas.
“Utilizar SPSS ha mejorado de forma considerable la forma en la cual realizamos el análisis, ahora estamos buscando cómo expandir nuestra investigación para incluir a más personas en el proceso de retroalimentación,” comenta Gonzalez-Doupe.
El siguiente reto de CLIC Sargent es evaluar cómo utilizar los datos capturados de niños y jóvenes que utilizan sus servicios; ya que actualmente solamente son encuestados los padres de familia y las personas que los atienden. Esto requerirá de mayor planeación ya que es necesario capturar los datos de forma sensitiva en el momento indicado. Sin embargo, la retroalimentación obtenida de los niños y jóvenes – los pacientes en sí – mejorará la información obtenida y les dará la posibilidad de desarrollar servicios de acuerdo a la edad de los pacientes.
Además, estimar el retorno en la inversión sobre la compra del software es importante para cualquier empresa, pero aún mayor si la institución se dedica a actividades de asistencia. La decisión de comprar SPSS ya ha empezado a brindar beneficios de CLIC Sargent, según Gonzalez-Doupe.
“Gracias al tiempo ahorrado en la captura de datos, las herramientas de SPSS nos han permitido ahorrar el equivalente del salario de 6 meses de un asistente de investigación.”
CLIC Sargent también ha sido capaz de identificar un efecto positivo en el mejoramiento de la presentación de los reportes, notando que los cuestionarios no solamente identifican brechas en el servicio, sino también proporcionando una retroalimentación positiva a las personas que trabajan directamente con las familias. Esto es motivador tanto para este staff como para los que laboran en la oficina. “Nos ha ayudado a saber que ayudamos a las familias de manera significativa.”, afirma Gonzalez-Doupe.
CLIC Sargent ya tiene planes para optimizar la inversión en SPSS y cuenta con algunos proyectos que ayudarán a mejorar la comprensión de sus actividades para mejorar aún más sus servicios.
Gonzalez-Doupe concluye, “Queremos ver cómo la investigación y el análisis que somos capaces de realizar utilizando SPSS, puede ayudar a la institución a optimizar el tiempo de nuestros servicios; para que podamos ofrecer el servicio correcto en el momento indicado y que será de mayor beneficio para los niños y jóvenes; así como también para sus familias y las personas que los atienden.”.
