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El Ministerio de Educación Israelí utiliza la solución para la creación de encuestas para fortalecer los programas educativos y administrativos
Situación
El Ministerio de Educación Israelí (MOE) supervisa la currícula, los estándares educativos y al personal en general de las instituciones educativas en Israel, incluyendo los jardines de niños, escuelas primarias y secundarias, y algunas instituciones de educación superior. Con oficinas centrales en Jerusalén, el MOE opera en aproximadamente 3,800 escuelas y tiene un control de 130,000 maestros que educan a 1.5 millones de estudiantes (sin incluir los jardines de niños).
La división de tecnología del MOE da soporte a cada escuela y una división interna da servicio a la organización. Los miembros de este staff proporcionan un amplio servicio que va desde la administración de sistemas de información, hasta aplicaciones para la captura de datos y el análisis estadístico. La investigación mediante encuestas es uno de los servicios más críticos que la división proporciona a las escuelas; así como también a diferentes departamentos del MOE.
Reto
En un esfuerzo por proporcionarles a los alumnos la mejor educación, el MOE recopila la percepción sobre varios temas de los estudiantes, maestros, consejeros, y directores. Una encuesta típica para estudiantes mide el clima escolar – el ambiente en el cual cada estudiante estudia – para asegurar que las escuelas tengan el soporte que los maestros requieren, seguridad, y una atmósfera que contribuya al éxito de los estudiantes. Muchas encuestas también están dirigidas a los maestros o a los directores para comprender las necesidades en cuanto currícula o tecnología.
Dada la gran variedad de escuelas que el MOE supervisa – incluyendo instituciones religiosas, escuelas árabes y escuelas que van desde preescolar hasta educación superior – la logística para realizar estos proyectos puede ser compleja. Por ejemplo, El MOE está trabajando para asegurar que cada escuela cuente con un número adecuado de computadoras y de acceso a Internet. Algunas escuelas, sin embargo, pueden no utilizar los servicios de Internet por cuestiones religiosas, lo que requiere que la encuesta sea realizada en papel. Las encuestas tienen que estar disponibles en hebreo y árabe, y las preguntas tienen que ser adaptadas para que sean apropiadas para cada grupo religioso y étnico; así como también para los diferentes niveles de educación.
Los empleados de la división de tecnología hacen más que simplemente crear y desplegar las encuestas – también con frecuencia desarrollan cuestionarios, realizan muestreos, hacen pruebas piloto, y analizan y entregan resultados. Inicialmente el equipo utilizaba SPSS Data Entry™ para diseñar las encuestas y formatos rápida y fácilmente. Pero conforme el volumen y proyectos de encuestas fueron aumentando, estos últimos se volvieron más complejos. El MOE se dio cuenta de que necesitaban una solución más efectiva.
Solución
Una evaluación de los productos líderes a través de un consultor externo encontró que Dimensions, la plataforma para investigación mediante encuestas de SPSS, cubría todas sus necesidades clave: soporte para hebreo y árabe, varias técnicas de muestreo, presentación de cuestionarios de manera profesional, y la disponibilidad de soporte técnico en Israel.
Comenzando con varios proyectos de tamaño pequeño, el MOE introdujo Dimensions y ahora la utiliza para proyectos de gran escala. El equipo de IT construyó cuestionarios en hebreo y árabe, y los desplegó en un conglomerado de servidores junto con Dimensions. Las encuestas pudieron ser administradas ya sea por el departamento de IT o por los clientes, dependiendo de la complejidad de la muestra y del tamaño de la población involucrada.
Vínculos a los cuestionarios son publicados en la Intranet del MOE o son enviados a los encuestados vía correo electrónico. Los participantes de las encuestas completan el cuestionario en las escuelas, en sus centros comunitarios, o en cualquier otra locación. Las respuestas son almacenadas en el MOE en donde los analistas las analizan con SPSS Statistics y crean reportes de los resultados.
Para proyectos muy grandes, como la encuesta de servicios de orientación que entrevistó a cientos de estudiantes israelíes sobre la violencia escolar y el uso de drogas, el equipo de captura de datos puede delegar el despliegue y la logística al personal de supervisión del MOE, quien trabaja de manera individual con las escuelas para administrar el cuestionario.
Después de que se han realizado las encuestas en cada una de las escuelas, los directores reciben reportes descargables de los resultados creados en SPSS y entregados a través del sitio Web del MOE. Las escuelas utilizan estos resultados para determinar si la intervención es requerida y si es necesario realizar cambios de manera interna o trabajar con la unidad MOE apropiada para implementar una solución. Una vez que se realiza la intervención, la escuela puede decidir realizar nuevamente la encuesta y comparar los resultados con los de la encuesta anterior.
Las unidades internas del MOE también realizan encuestas y reciben reportes de la misma forma para que puedan tener una mejor comprensión de su situación y para tener una guía para desarrollar nuevas políticas. El Director General del MOE, por ejemplo, puede realizar una encuesta a todos los directores de las escuelas antes de comenzar el año escolar sobre el número de computadoras en las escuelas y utilizar esta información para mejorar la infraestructura tecnológica. Los instructores del MOE reciben los resultados sobre la satisfacción de sus alumnos y de esta forma modifican los programas de capacitación. En la División de Currícula, la retroalimentación de los maestros ayuda a los administradores a identificar los problemas académicos que tienen que ser solucionados de manera inmediata.
Resultados
Desde que empezaron a utilizar Dimensions, el MOE puede manejar más proyectos de investigación, como nunca antes lo había hecho, a un costo más efectivo. En el 2006 emprendió 4 iniciativas muy grandes y una docena de proyectos más pequeños con casi un total de 250,000 encuestas completadas.
“Un solo proyecto, que administrábamos en papel antes de utilizar Dimensions, ahora nos proporciona un ahorro de $250,000 al año”, afirma el Dr. Chaim Gatt, Director de Investigación y Estadística en la división IT del MOE.
“Hemos sido capaces de mejorar nuestros proyectos de encuestas de manera considerable. Muchos proyectos que no podíamos realizar, ahora los podemos llevar a cabo con Dimensions, lo cual es una opción sencilla, rápida y a un costo efectivo. Más escuelas están participando, ahora es sencillo realizar cambios, los resultados son más precisos, y nuestros clientes están más satisfechos porque obtienen los reportes rápidamente.”
Ahora que el MOE ha visto las ventajas que Dimensions ofrece, planea expandir su uso. Más allá de sus capacidades para scripting, por ejemplo, permite a los analistas construir diferentes tipos de preguntas. Dimensions también tiene un uso potencial para administrar exámenes vía Web.
“La medición es crítica ya que nos proporciona una imagen de cómo son las cosas en el campo e identifica las áreas a modificar”, asevera Gatt. “Dimensions es una excelente herramienta que nos permite realizar mediciones e inmediatamente comprender qué es lo que está pasando y realizar las acciones pertinentes.”
